Автоматизация Аптеки

Очень часто  под "Автоматизацией аптечного бизнеса" люди понимают разные вещи, да и смысл в это понятие вкладывается порой разный. С ростом повсеместной потребности в автоматизации, не будет лишним внести ясность в то, что подразумевается под этим термином, и как он связан с внутренними процессами аптеки.

Введение

"Что такое автоматизация аптеки?", "Какую роль автоматизация исполняет в ежедневных операциях аптеки?", "Какое отношение автоматизация аптеки имеет к процессу закупок товаров от поставщиков?".

Часто подобные вопросы возникают у каждого владельца аптечного заведения. 

Начнем с простого.

Автоматизация имеет прямое отношение к  товарно-денежному движению в аптеке, потому рассмотрим, основные этапы такого движения и как это движение можно облегчить (автоматизировать):

Закуп товара

Решение по выбору поставщика того или иного товара, принятое ответственным за закуп, осуществляется с учетом всего многообразия параметров, к которым относятся:

- обеспечение требуемой сопроводительной документацией;

-репутация поставщика;

-условия поставки;

-цена предложения;

-количество;

-время доставки заказанного товара;

-количество ошибок в собранном и доставленном товаре от поставщика; - задолженность в определенный момент времени перед конкретным поставщиком; - дополнительная информация в виде конкурсов по отдельным препаратам, поставкам, периодам и т.п.

На сегодняшний день не существует универсальной программы, которая смогла бы проанализировать все вышеперечисленные аспекты, и точность выбора закупаемых медикаментов среди всего многообразия предложений от поставщиков.  Это все до сих пор полностью зависит от квалификации сотрудников отдела закупа. 

Выбор в момент заказа товара - главный инструмент успешной конкуренции аптеки. А вот автоматизация здесь играет только вспомогательную роль - подсказывает примерные количества того, что следует заказывать.

Что касается непосредственно заказа уже выбранного товара от поставщиков принципиальной является широта выбора предложений, а не программа, с помощью которой такой выбор осуществляется, так как ни одна существующая на сегодняшний день программа не позволяет делать полноценный выбор товара с учетом всех интересов аптеки.

Приход товара

Какое отношение приходование товара и его расценка имеют к автоматизации?

Если расценка товара осуществляется с помощью какой-либо программы, это облегчает труд расценивающего сотрудника аптеки. Но это облегчение труда касается только одной операции - расценки.  Автоматизация же в полном смысле, которую мы обычно имеем в виду, употребляя этот термин, нацелена в основном на третий этап-внутреннего перемещения товара по аптеке - там сосредоточено большинство операций по учету хранения и движения товара и финансовых потоков. Таким образом, производится ли расценка товара вручную или с помощью компьютерной программы - Автоматизация в полном смысле этого слова начинается только потом - после приходования товара.

Внутренние движения товара

На этом этапе  с товаром выполняется целый ряд операций, многие из которых носят рутинный характер. Товар может быть перемещен с места на место, его часто необходимо найти, не перепутать во время хранения с подобным ему артикулом. У товарной единицы может изменяться цена, количество и его качество. 

Среди подобных операций внутреннего движения товарных позиций можно выделить:

- расчет ухода товара за прошедшие день, неделю, месяц;

- учет активов аптеки в виде сумм хранящегося товара;

- оценка ассортимента аптеки и его сравнение с подобным;

-размещение товара на новом месте и запоминание этой информации в компьютере;

- выбор интересующей партии, серии товара;

- изменение цены;

-быстрый поиск товара;

- перемещение с места на место;

- изменение количества единиц товара вследствие отпуска покупателю, возврата поставщику, уничтожения;

- учет количества имеющегося товара;

- планирование наценки и формирование политики ценообразования на основании данных об имеющемся и ушедшем товаре;

- контроль сроков годности товара;

- контроль серий имеющегося в аптеке товара;

- получение информации, необходимой для расчетов с поставщиками;

- планирование товарного кредитования от поставщиков для активизации торговой деятельности аптеки;

- другие операции, в ходе которых используется информация о товаре, хранящемся в аптеке , или уже реализованном покупателям.

Большинство из перечисленных операций на практике хотелось бы выполнять не вручную, а с помощью автоматически обрабатываемых данных.

Возьмем, например, поиск товара. Конечно, если помещение небольшое и стеллажи можно окинуть одним взглядом, не обязательно прибегать к помощи компьютера - повернулся, посмотрел на место, где, например, вчера располагался требуемый препарат, и ответил покупателю: "К сожалению, препарат закончился...". Но если аптека чуть побольше размером, и стеллажи одним взглядом не окинешь... Тогда уже идти искать препарат физически на полке не очень целесообразно - гораздо эффективнее "заглянуть" в компьютер - сразу видно и количество, и место расположения.

Понятно, что без компьютерной информации о расположении и количестве препаратов часто можно и обойтись - это вопрос удобства. Другое дело, когда вопрос касается номеров серий и партий препаратов - здесь все гораздо сложнее. Ведь достаточно трудоемко пересматривать все упаковки одного вида товара в поисках определенных серий. А вот с помощью компьютера такой вопрос решается в течение нескольких секунд.

Купленный товар 

То, что можно было автоматизировать на стадии выхода товара из аптеки, уже давно автоматизировано таким инструментом как  кассовый аппарат.

Кассовый аппарат печатает сумму покупки, запоминает ее и выдает вам по первому требованию - ни что иное, как приемлемая автоматизация процесса.

Что здесь можно улучшить, то есть еще автоматизировать? Ответ понятен: процедуру выбора наименования отпускаемого товара и выставление соответствующей цены отпуска. Ведь чаще в жизни наблюдается ситуация, когда в кассовый аппарат цену "вводят" руками, а не сканером "считывают" штрих-код товара, после чего автоматически появляется цена его отпуска.

Кроме того, автоматизация отдельных действий здесь может потребоваться в случае возврата товара поставщику или уничтожения продукции в соответствии с законодательством. Здесь роль автоматизации очевидна - либо выписывать акт возврата или соответствующий документ вручную, либо это сделает "машина" по заданным параметрам. Конечно, число подобных случаев невелико по сравнению с числом отпуска товара покупателям, хотя этот процесс (возврата и уничтожения товара) порой занимает достаточно много времени.