Автоматизация кафе: Как сделать это правильно

 Реклама Один из первых шагов при открытии нового кафе или ресторана – автоматизация бизнес-процессов. О том, нужно автоматизировать заведение или нет, сегодня вопрос не стоит. Вы не сможете работать без информационной системы. Автоматизация заведения – это сложный и ответственный процесс. Ответственный на каждом этапе: от выбора кассового аппарата до системы автоматизации. На рынке представлено много программ и оборудования, и выбор того или иного зависит от ряда факторов. Ниже мы расскажем о том, как сделать выбор осознанно и правильно.

Система должна быть «на вырост»

Сегодня вы открываете небольшое кафе, а завтра у вас будет уже целая сеть. Система автоматизации не должна ограничивать рост компании, даже если вы пока не планируете расти. Переход от одной системы к другой для работающего бизнеса – очень сложная и дорогая задача. Если кратко, то система не должна быть слишком сложной и дорогой для вашего текущего бизнеса, но должна обеспечивать возможность масштабирования в будущем. Поэтому первое, что нужно сделать — обратиться в компанию, которая профессионально занимается автоматизацией кафе и ресторанов.

Как выбрать подрядчика:

Есть несколько критериев, которым должен соответствовать надежный партнер:

• Партнер должен быть официальным представителем разработчика программ автоматизации

• В компании должны работать не менее 3 технических специалистов и выделенный менеджер

• У компании должен быть реальный опыт успешных внедрений с положительными отзывами от клиентов

• И самое важное – ваш подрядчик должен работать с несколькими системами автоматизации, иначе у вас не будет никакого выбора

Систему нужно обслуживать

На начальном этапе работы техподдержка не кажется такой необходимой вещью. Вроде все настроили и все работает. При необходимости ваш подрядчик, который внедрял систему, помогает что-то настроить и консультирует.

Но что будет через год?

А через год вашего партнера может уже и не быть. Вот почему один из важных критериев – популярность системы. У популярных систем (например, iiko или 1С) в каждом городе найдется несколько компаний, которые могут их обслуживать. Кроме того, с поставщиком заранее нужно оговорить, как и на каких условиях он будет оказывать техническую поддержку вашего заведения. Этому условию отвечает система iiko. Это удобное и надежное решение, которым пользуются самые разные заведения: от небольших баров и кофеен до крупных ресторанных сетей с сотнями точек и развитой франшизой. Владельцы ресторанов выбирают iiko, потому что с помощью iiko ресторатор может эффективно управлять бизнесом, сокращая издержки и увеличивая прибыль. По статистике за 2017 год 4 из 10 новых ресторанов, которые открываются в России, выбирают iiko.

Этапы автоматизации

Этап 1. Выбор системы

Да, систему автоматизации нужно выбирать в самом начале. Выбор системы и модулей, которые вам понадобятся зависит от нескольких факторов:

• Вы будете покупать новое оборудование или оборудование у вас уже есть. Если «железо» ваших ПОС-систем откровенно слабое – придется подбирать программы, которые смогут на нем работать.

• Формат вашего заведения

• Бизнес-процессы, которые сложились в вашей компании

• Дополнительные функции, которые будут нужны (доставка, видеонаблюдение, системы лояльности и пр.)

• Место расположение и часы работы

• Функциональность аналитической части

• Если вы переходите на новую систему с другой – важно понимать, почему именно вы решили отказаться от старой. Важно вживую посмотреть на программу и понять, что весь необходимый функционал в ней есть, а быстродействие не вызывает вопросов.

Этап 2. Состав проекта

На этом этапе составляется список задач, которые нужно решить в рамках проекта автоматизации: от покупки нового оборудования до обучения сотрудников работе с новой системой. На этом этапе вы поймете стоимость вашего проекта и сможете отказаться от некоторых позиций, если стоимость превышает ваш бюджет.

Этап 3. Подбор оборудования

Оборудование выбирается исходя из проходимости вашего заведения и системы автоматизации, которую вы выбрали.

Этап 4. Внедрение

Внедрение системы – это финишная прямая. Уже понятно, что необходимо сделать и остается реализовать уже принятые решения.

Чаще всего внедрение состоит из:

• Закупки и установки оборудования, включая налаживание локальной сети

• Установки и доработки программ

• Обучения сотрудников