Автоматизация строительного магазина

Уникальность систем автоматизации магазинов DIY-инструментов (DIY- Do It Yourself, что в переводе "Сделай сам") состоит в том, что они, с одной стороны, выполняют необходимые задачи, свойственным системам автоматизации non-food сектора, а с другой – из-за работы с разнообразным ассортиментом похожи на системы, используемые в гипермаркетах. Сейчас реальному заказчику, который хочет автоматизировать свой магазин DIY-формата, приходится изучать предложения более десятка компаний-разработчиков, занимающихся бэк- и фронт-офисными решениями для автоматизации розничной торговли. Но, учитывая особенность формата DIY, мы можем упростить этот список. Например, уберем тех, кто автоматизирует только food-сектор (супермаркеты, магазинчики «возле дома»). Также, учитывая, что современные магазины DIY – это в основном крупноформатные объекты (далее мы будем писать именно о них, упуская небольшие магазины стройматериалов), мы не будем обращать внимание на те решения, которые подходят для автоматизации мелкоформатной розницы (относится к non-food сектору, исключаем всех, кто работает с бутиками).

В конечном счете выходит, что для крупноформатных магазинов инструментов подойдет система автоматизации, применимая для гипермаркетов, в которой либо нет, либо не применяется составляющая, отвечающая за работу с food-сектором. Чтобы отобразить специфику работы отдельного магазина, эта система должна быть в настройках очень гибкой. Например, если в DIY-магазине обслуживаются юридические лица, то к стандартному функционалу системы автоматизации дополняется специфика, характерная магазинам Сash&Сarry. В таком случае отличные перспективы имеет модульное ПО, в котором каждый отдельный модуль обладает функционалом, разрешающим автоматизировать или отдельный узел управления торговым предприятием и/или рассчитан на конкретный формат торговли. Согласно этому, потребитель может подбирать нужные функциональные модули, исходя из своей структуры (такой принцип построения имеют не только ERP-системы, но и некоторые бэк-офисные продукты, не относящиеся к их классу).

СПЕЦИФИКА БЭК-ОФИСА

Бэк-офисная система в магазине инструментов призвана решать задачи уменьшения издержек, управлять всеми основными функциями торгового предприятия: закупками, продажами, отношениями с клиентами, персоналом, анализировать прибыльность различных видов товаров и т. д. Информационная система бэк-офиса должна уметь вести финансовый учет, движения денежных средств, процедуры планирования и бюджетирования, построения финансовой модели торгового предприятия; оперативный учет движения товарных запасов поддерживать полноценный налоговый учет и т. п. Специфика бэк-офисной системы DIY-магазина проявляется в особенностях работы с ассортиментом. Ассортимент в розничной торговле определяется количеством различных категорий товаров и количеством позиций в каждой категории. К тому же, в каждой категории всегда есть взаимозаменяемые товары. Управление ассортиментом включает в себя группировку товаров по признакам, его формирование и изменение.В настоящее время функционал бэк-офисных программ для магазина инструментов должен быть способен формировать ассортиментную матрицу, исходя из количества наименований на уровне товарных групп, подгрупп, сортов, размеров, артикулов, и т. п. Из-за большого различия в ассортименте и его особенностях в DIY-магазине почти нереально обойтись без жесткого выделения товарных категорий, которыми управляет специально выделенный менеджер. Работа такого менеджера очень функциональна: от анализа запросов магазина в товаре и образования ассортимента до взаимодействия с поставщиком товара и раскладки товара в торговом зале. Поэтому, бэк-офисная система должна иметь возможность работать с категориями, которые обладают своей спецификой, собственными учетными параметрами, особенностями продаж и оборачиваемостью. Помимо всего, должно быть сделано строгое распределение ответственности по категорийным менеджерам в рамках товарных групп, магазинов и ассортиментных матриц. Если рассматривается автоматизация мультиформатных DIY-сетей, раскручивающих формат как классического гипермаркета инструментов, так и DIY-дискаунтера, то нужно отдельно рассмотреть, как будет формироваться в системе центрального офиса, ограниченный или полный ассортимент товаров, рассчитанный на разноформатные магазины.В таком случае каждому формату магазина будет отвечать свой ассортиментный модуль. Дополнительный и базовый ассортимент формируется в различных пропорциях под конкретное торговое заведение. Система должна также иметь способность управлять ассортиментом по централизованному, децентрализованному и комбинированному способам. Cистема должна обладать полным набором функций по взаиморасчетам с контрагентами торгового заведения (ответственное хранение, комиссии, договоры), автоматическому погашению задолженностей или авансов, по созданию актов сверки и т. д. При этом аналитические возможности ПО должны совершать анализ и обработку прайс-листов и предложений от поставщиков, оценивать влияние изменений ассортимента на товарооборот категории: важно понять, увеличится ли прибыль за конкретный период, если пополнить ассортимент новыми товарами или вывести из него некоторые виды. При взаимодействии с ассортиментом в магазине DIY должна также рассматриваться сезонность спроса (это важно для строительных материалов, относящихся к товарной группе «огород и сад»).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПАРАМЕТРЫ

При автоматизации магазинов DIY берется в расчет много дополнительных параметров, по которым происходит руководство ассортиментом. Понятие «срок годности» становится не актуальным, но при этом товары получают дополнительные характеристики, по которым они классифицируются: размер, цвет, серийные номера и т. п. Возникают и специфические бизнес-процессы, которые приходится внедрять в системе автоматизации. К примеру, торговля крупногабаритными товарами по образцам, возможность их бронирования. Учитывая гигантский ассортимент магазина инструментов, информационная система должна быть способна обрабатывать большие объемы данных. Поэтому, к быстродействию и надежности автоматизации предъявляют высокие требования. Учитываются и узкие специализированные отраслевые процессы обработки товаров (такие как работа с сыпучим, мерным и негабаритным товаром), наличие дополнительных производственных действий, к которым относятся распилка, фасовка товара. Кроме того, должны соблюдаться достаточно сложные логистические цепочки, поскольку в отличие от продуктовых магазинов «плечо заказа» здесь значительно выше и система должна поддерживать отслеживание закупок и долговременное планирование. Тут становится понятным, что система должна быть очень гибкой, именно с позиции перенастраивания логистических цепочек. Хотелось бы упомянуть, что формат DIY также вызывает дополнительные требования на возможности модуля управления магазином. К примеру, надо чтоб были дополнительные услуги (доставка, сборка-разборка, колеровка и пр. ), учет поступления товаров на ремонт, работа с мерными товарами, рабочие места для продавцов-консультантов в торговом зале.

ФРОНТ-ОФИС

В целом фронт-офисная система DIY-магазина должна осуществлять все базовые кассовые функции: продажи, выплату и внесение наличности, отмену чека, отчеты с гашением и без, аннулирование, сторно, поддержка обмена товара (эта функция есть не во всех фронт-офисных системах). Важно также поддержать работы дисконтно-бонусных программ, в том числе такие популярные варианты, как скидка по условию (например времени, дате, дню недели, сумме, количеству, определенному товару и т. д. ), работу персональных карт с учетом суммы накопления и магнитных карт с фиксированным процентом скидки. Если магазин DIY намерен применять более сложные дисконтные схемы (продажу трех однотипных товаров по цене двух, награждение призом за покупку определенного товара, и т. п. ), то они тоже должны быть исполнены во фронт-офисной системе. Такие бонусные программы как технология отложенной скидки (когда покупатель не сразу получает дисконт, а через какой-то промежуток времени, набрав определенную сумму баллов), а также потребность DIY-сетей к региональной экспансии, следствием которой оказывается географическая расположенность магазинов, делает значимым вопрос о синхронизации работы отдельных магазинов. Важно, чтобы в режиме онлайн передавалась информация о начисленных бонусах в другие магазины. Такие внедрения баснословно дороги, они приближены скорее к классу банковского ПО. Как вариант, можно передать функцию ведения бонусов на аутсорсинг банкам. Банк, взаимодействующий с международными карточками, через которые покупатели оплачивают что-либо в магазине, может на своем процессинговом центре вести и учет бонусов, конечно же, за определенный процент (где-то 1% от суммы начисленного бонуса). Так как среди покупателей могут быть юридические лица, магазину необходимо отработать процессы для работы с таковыми. Требование к фронт-офисной системе в этом плане означает, что она должна уметь выдавать счет-фактуры, накладные на товар и т. п. Эта потребность решается не просто подключением принтера, но и требует настроек на программном уровне. Специфика работы с юридическими лицами затрагивает и бэк-офисную систему: возникает нужда оперативного составления бухгалтерских документов; кроме того, в системе должны формироваться особые механизмы ценообразования для различных категорий покупателей и, как следствие, вероятность работы с несколькими прайс-листами. В магазинах, где сбывается товар, который не полностью размещен в торговом зале (часто такая ситуация магазинов со строительными материалами), где со стороны покупателя может появиться вопрос «а есть ли у вас в наличии?», необходимо иметь возможность быстро получать из фронт-офисной системы данные об остатках.

КАССОВЫЙ СЕРВЕР

В магазинах инструментов и строительных материалов находят свое применение и фронт-офисы, выполненные по технологии кассовых серверов. Они сначала создавались как решения, которые могут перейти от управления отдельной кассой к управлению всей кассовой линейкой. Между разными кассами и учетной системой магазина появилось промежуточное звено, учитывающее данные со всех касс, обрабатывающее их и самостоятельно взаимодействующее с бэк-офисной системой. С помощью сервера осуществляется консолидация данных кассовой линейки (в том числе сбор статистики и получение отчетности), а также всеобщая рассылка на кассы обновлений по товарам, покупателям и пр. Исходя из этого, возникают новые возможности централизованной настройки кассовых программ по всей кассовой линейке, а также контроля над работой кассира независимо от его перемещения между отдельными кассами. Высокая степень актуальности данных позволяет решать более тонкие задачи – к примеру по контролю остатков (что очень необходимо для непродовольственной розницы в целом и магазинов DIY) или по исполнению сложных дисконтно-бонусных программ. Главное преимущество решений, основанных на технологии кассового сервера, – высокая устойчивость к сбоям и безопасность: возможность сохранить и восстановить любые утерянные данные с кассы, с помощью сервера. Из наблюдений можно сказать, что эффект от применения программных продуктов с кассовым сервером начинается с десяти и более POS-систем в кассовой линейке (уже много DIY-гипермаркетов преодолели этот рубеж). Находят применение в DIY-магазинах и системы управления торговым залом. Они управляют всем торговым залом и установленным в нем оборудованием, включая все кассы. Однако в DIY-магазине большинство электронного оборудования применяется ограниченно (например, инфокиоски) ,или не используется (к примеру, электронные весы). Даже интерактивные информационные киоски крайне слабо распространены в DIY-магазинах. Хотя, в продуктовом супермаркете киоски со встроенным штрихкодом часто используются покупателями, чтобы узнать состав товара, его срок годности, получить информацию о производителе и т. п. В DIY-магазине же большую часть товаров просто так к встроенному в киоск сканеру не поднесешь, подавляющее большинство из них не имеет срока годности, а многие обходятся без дополнительных характеристик, которые можно получить через инфо-киоск. Такой киоск может найти применение в магазине DIY в качестве навигационной системы, позволяющей покупателю быстро найти из списка необходимый товар и узнать, где он находится. Могут в DIY-формате быть в обиходе и электронные ценники. Такие возможности системы управления торговым залом, как ведение топологии зала, отслеживание остатков товаров на полках, могут успешно применяться в DIY-магазинах, чтобы при помощи ее можно было управлять торговым залом и поведением покупателей.

КАК ПОЛУЧАТЬ РАДОСТЬ ОТ РАБОТЫ

Начнем издалека. Задача легковой машины – доставить вас из пункта А в пункт В. Так же просто можно объяснить основную задачу, которую осуществляют фронтальные решения в торговле: это бесперебойная работа магазина. Сюда входит много функций: организация операционного дня, поддержка рекламных акций, работа с товарами, и т. д. Эти функции практически едины для всех форматов торговли. Конечно, в сегменте DIY имеются свои тонкости. Кроме штучного и весового товара, существует отпуск погонными метрами. Необходимо выделить зону для выдачи крупногабаритных товаров. Присутствует такое понятие, как «мягкий чек»… И все фронтальные решения, которые используются в торговле стройтоварами, должны это исполнять. Иначе они просто не будут внедряться. А теперь вернемся к автомобилям… Представим поездку из пункта А в пункт В на десятилетнем «авто» отечественного автопрома. От некомфортных сидений устает спина, в открытое окно летит пыль, заедают иногда передачи, опасные из-за нехватки «лошадей» обгоны… Доехать кончено можно. Но если у вас мощная машина со всеми современными удобствами, настроение в конце поездки будет гораздо лучше. А времени будет затрачено меньше. Так и в решениях по автоматизации торговли. Можно потерять несколько дней на настройку параметров рекламной акции, а потом столько же времени на анализ ее эффективности. А можно запустить ее через удобный интерфейс за пару минут, а потом получить отчет по результатам в несколько кликов. В отличие от автомобилей, выбор которых часто определяется наличием толщины кошелька, стоимость решений по управлению магазином отличается непринципиально. Поэтому мы рекомендуем, кроме функционала, обращать особое внимание на удобство пользования системой, которое во многом определяет эффективность работы конкретных сотрудников и магазина в целом.