Инвентаризация в ресторане

Проверка наличия имущества ресторана на определенную дату путем сличения фактических данных с данными учета называется инвентаризацией ресторана.

Это процесс не самый легкий, но необходимый. Инвентаризация-неотъемлемая часть работы всех торговых предприятий или заведений общепита. Многие убеждены, что инвентаризация сопряжена с целым рядом сложностей и организационных хлопот. Неправильно проведенная инвентаризация может превратиться в фарс. О том, как избежать банальной процедуры «для отвода глаз», как сделать инвентаризацию надежным помощником в стремлении навести порядок, и как этому способствуют современные средства автоматизации и пойдет речь сегодня.

Разновидности инвентаризации

Инвентаризация бывает полная и частичная.

Полная инвентаризация

предполагает пересчет всех товарных позиций, хозтоваров и инвентаря, оборудования кухни и бара, посуды  (вплоть до каждой вилки и салфетки). Она проводится в сроки, определяемые руководителем заведения. Необходимость полной инвентаризации может возникнуть при смене материально-ответственных лиц или при составлении годовой отчетности.

Оперативная (неполная) инвентаризация

предполагает быструю проверку качества работы сотрудников, выявление недостачи до возможной попытки ее скрыть. Проводится для пересчета конкретных групп товаров (например, дорогостоящих), подверженных частым хищениям или злоупотреблениям.

Важным шагом, предшествующим инвентаризации, является подготовка.

Шаг первый. Подготовка

На этапе подготовки к инвентаризации нужно учесть все приходно-расходные документы, перемещения и списания, выпуск партий продукции. Необходимо перепровести все документы, чтобы выровнять границы последовательности; выбрать политику учета полуфабрикатов, согласовать технико-технологические карты на все блюда кухни и бара; распечатать пустографки для pfrhtgktybz результатов. Действительно, условий для успешного проведения инвентаризации немало. К счастью, современная автоматизация предприятий ресторанного бизнеса позволяет облегчить и эти процессы. Все задачи этапа подготовки к инвентаризации легко решается средствами специализированной учетной праграммы.

Итак, для инвентаризации необходимы: технико-технологические карты (ТТК) на все блюда кухни и бара, подписанные ответственными работниками, актуальные остатки в товаро-учетной системе, наличие договоров личной и групповой материальной ответственности с работниками склада, бара, кухни и АХЧ, материально ответственные лица на складах и производстве, оборудование складов и мест хранения материальных ценностей, утвержденные схемы поступления в заведение материальных ценностей.

Шаг второй. Проведение

Задачи, касающиеся проведения инвентаризации, можно разделить на административные и те, которые решаются средствами учетной системы.

Административная часть:

Если у вас сеть заведений, то будет эффективным привлечь персонал из других филиалов сети, из других отделов для проведения инвентаризации. Результаты рекомендуется фиксировать сразу после их получения, без пересчета в базовые единицы измерения. Получая результаты, лучше не тянуть и сразу же заносить их в учетную систему. Для удобства и ощутимой экономии времени в таких случаях используются Терминалы сбора данных- устройства позволяющие сканировать товар и незамедлительно отправлять данные в учетную систему. По спорным вопросам необходимо проводить оперативные проверки, так как любое промедление в этом вопросе может привести к саботажу. Руководство должно быть в курсе происходящего и всех принятых управленческих решений.

Двойная проверка – инвентаризация вдвойне эффективнее.

Метод проведения инвентаризации, при котором группы, каждая из которых считала конкретный тип товара, затем «меняются» между собой и пересчитывают группу, которую считала предыдущая. Конечно, получается медленнее по времени, но зато результаты будут очень точными.

Практические рекомендации для проведения инвентаризации:

В учетной системе не должно быть неконтролируемых складов (сезонные торговые точки, склады выездной торговли и т.д.).

К сожалению, это одна из наиболее распространенных ошибок пользователей системы: складом они часто считают любое небольшое помещение, где хранится какое-то количество продуктов, либо товара. Правильно же складом считать закрывающееся на ключ место, закрепленное за материально ответственным лицом (без него никто ничего со склада взять не может).

На основании документа «Перемещение» вводится документ «Подтверждение», подтверждающий факт получения товара (создается после фактического прихода товара или подтверждает факт переоценки).

Для контроля используются функции «Корректировка Подтверждения» и «Корректировка Перемещения» (документы для «исправления ошибок).

Корректировка «задним числом». Учетные периоды в системе обязательно должны быть закрыты для редактирования; доступ к их изменениям должен быть у строго определенных ответственных лиц. 

Оперативность проведения инвентаризации.

Любая задержка в этом процессе может свести его эффективность на нет, поэтому важно сделать инвентаризацию быстро.

Выбирайте вид инвентаризации, исходя из стоящих перед ней задач. Это может быть полная инвентаризация предприятия или выборочная, быстрая, оперативная, внезапная.

Шаг третий.  Результаты инвентаризации

На основании полученных данных делаются выводы: излишки приходуют, недостачу удерживают. Результаты инвентаризации следует оперативно занести в товаро-учетную систему. По всем выявленным фактам излишков или недостач должны быть приняты как административные, так и учетные действия. После проведения инвентаризации необходимо закрывать период, чтобы доступ к редактированию имели только уполномоченные работники.

Если вести правильный учет и проводить инвентаризацию правильно, с минимальными затратами, то предприятие значительно выиграет, повысив эффективность работы и доходы, а у персонала не будет возникать мысли о возможных злоупотреблениях.

В заключении

Инвентаризация является основным способом сопоставить фактическое количество хранящихся материальных ценностей с данными в учетной системе. Возможности современных систем автоматизации позволяют сделать этот важный процесс складского учета более точным и оперативным.