Как автоматизировать торговлю

Давайте разберемся что такое Автоматизация розничной торговли?

Это комплекс мероприятий внедрения специального оборудования и программных продуктов для того, чтобы повысить эффективность деятельности торгующего предприятия. Самые распространенные проблемы в розничных магазинах - это медленное и плохое обслуживание клиентов, неправильный учет товара и его движения, залежи товара на складе, неграмотный персонал, ошибки в управлении ассортиментом, неправильное ценообразование, бардак в учете товара и его движении, пропажа товара. Это всего лишь небольшой список проблем, с которыми сталкиваются магазины. И очень правильное решение в этой ситуации — автоматизировать комплексно весь магазин.

Какой эффект от перевода торговой точки на автоматизацию?

Покупатель становится более лояльным, благодаря повышению качества обслуживания и скорости. Привязка большинства покупателей за счет использования бонусных и дисконтных программ, и прочих систем лояльности. Легкий и точный учет товара. Движение товарооборота станет предельно ясным, и это будет занимать мало времени. Чаще и быстрее будет производиться инвентаризация. Станет проще контролировать остатки товара, и вовремя пополнять ассортимент. Продуктивная работа с поставщиками: быстрое движение документов при расчетах с поставщиками, автоматическое формирования заказов, отслеживание хода заказов. Управление торговлей станет проще и сэкономит много времени. Под рукой будет множество различных функций, для проведения чёткого анализа торговли: Видеть статистику о продажах, управлять ценообразованием и выстраивать грамотно маркетинговую политику. Полный контроль рабочих процессов и персонала в торговом зале. Любое движение сотрудников будет отслежено и сохранено программным продуктом, а так же системой видеонаблюдения. Автоматизация магазина обязательно осуществляется с помощью установки программного обеспечения и аппаратного оборудования в комплексе. Полная автоматизация торговли состоит из решения фронт офис и бэк офис. Решения фронт офис предназначены для учета продаж, при помощи аппаратных и программных продуктов.

Решения бэк офис формируют движение товаров в магазине или сети магазинов. 

Программное обеспечение для «фронт офис» автоматизирует рабочее место кассира с использованием специального оборудования, обладающего широким спектром. Программный продукт класса «фронт офис» отвечает всем требованиям, необходимым для предприятия.

Регистрирует товар различными способами: по свободной цене, по штрих-коду, при помощи «горячих» клавиш,  и т.д.;

Осуществлять надбавки и скидки: автоматические, ручные, скидка на отдельных позициях, скидки формирующиеся от суммы чека, и бонусные системы и т. д.;

Совершать операции с закрытыми и открытыми чеками; формировать отчеты, в том числе и расширенные; работать с различными платежными системами;

Внедрять при необходимости дополнительные функции. Взаимодействовать с товароучетной программой.

Программное обеспечение класса «бэк офис» обеспечивает автоматизацию товарного и операционного учета. Программный продукт осуществляет:

общие функции учета:

учет в разрезе дополнительных характеристик, ведение учета по партиям товара, по серийным номерам и т.д.;

типовые операции учета: приход товара, возврат товара, формирование цены, розничные и оптовые продажи, инвентаризация, списание и т.д.;

заявки заказы поставщикам учет денежных средств; формирование отчетов;

отправку  в бухгалтерские программы (1с), возможность выгружать документы в конфигуратор и систему на базе 1с (т.е. выгрузка в 1С:Бухгалтерию предприятия)

Оборудование, которое рекомендуется для автоматической работы торгового предприятия

Для рабочего места кассира:

Сканер штрих-кода стационарный ,или ручной;

POS-система с программным обеспечением: системный блок, монитор, фискальный регистратор, дисплей покупателя, считыватель карт, программируемая клавиатура, денежный ящик ;

Банковское оборудование: детектор банкнот, терминал для безналичной оплаты;

кассовый бокс;

Для торгового зала и склада:

Программа учета товаров;

Терминал сбора данных;

Оборудование для взвешивания товаров;

Принтер для печати этикеток;

витрины;

холодильное оборудование;

покупательские тележки и корзины;

Видеонаблюдение, видеосервис, камеры;

Схема работы

Процесс торговли начинается с поступления товара в магазин и заканчивается продажей. Чтобы контролировать большое количество процессов очень удобно использовать специальное оборудование. После поступления товара на склад, оператор проверяет прибывший товар и формирует на него документы. В данном случае используется терминал сбора данных, который фиксирует количество товара, действие сотрудника и формирует документы. Благодаря ему приемка выполняется не вручную, т.е. сотрудник оперативно сканирует товар, после чего терминал сам формирует накладные и перенаправляет данные в программу класса бэк офис (1С). Также с помощью этого терминала осуществляется инвентаризация склада и торгового зала, производится безошибочный учет товаров, что помогает избежать злоупотребления и ошибки персонала. Также есть решение для товаров, которые поступили без маркировки или этикетки. Для этого используется принтер для печати  самоклеящихся этикеток и аппликатор для того, чтобы их быстро нанести. После этого товар перемещается, либо в отведенное место для хранения и подготовки к реализации, либо сразу на прилавки для продажи. В торговом зале устанавливают весы для весового товара. Весы могут быть настольные, напольные или весы самообслуживания, в зависимости от формата торговли. А также фасовочные весы, если в магазине есть собственный производственный цех. В торговом зале товар размещается в холодильниках, на стеллажах, витринах. Покупатель берет нужный товар, кладет его в тележку или корзинку, идет к кассовому блоку и распределяет товар на транспортерной ленте. Кассир проводит товар через сканер, дополнительно спрашивает о картах лояльности, получив от покупателя деньги проверяет их с помощью детектора банкнот и выдает сдачу с фискальным чеком. POS-система, в этом случае, отвечает за быстрое автоматизированное исполнение кассовых операций. POS-система — это касса, которая выполняет быстрые операции по продажам, хранит огромный справочник наименований товаров, реализовывает и приводит в действие любую схему лояльности, формирует отчеты, контролирует работу кассира, обменивается мгновенно данными с учетной системой класса бэк офис, в которой производится дальнейшая аналитика. В конце рабочего дня заканчивается смена, и все денежные операции необходимо правильно закрыть. Для этого используют детекторы банкнот для проверки подлинности денежных купюр, счетчики банкнот (монет) для пересчета денег, сортировщики банкнот (монет) для сортировки и фасовки денег.

Магазины малого и среднего формата 

Это магазины с не очень большой площадью и ассортиментом, имеющие один главный офис и склад.

Для таких магазинов важно осуществить прозрачный и безошибочный учет товаров и торговли, улучшить и контролировать качество работы персонала, ликвидировать кражи, увеличить скорость продаж.

Оборудование и требования для автоматизации небольших магазинов:

Прочный и износостойкий  кассовый бокс, одинарный или двойной.

Многофункциональная POS-система с удобным фискальным регистратором, в который можно быстро загрузить чековую ленту, рассчитан на большую нагрузку и имеет высокую скорость печати.

Подключенный ручной или стационарный сканер штрихкода, либо можно использовать оба.

Весы самообслуживания в торговом зале.

Терминал сбора данных для инвентаризации и принтер этикеток.

Программа для учета товара класса бэк офис (на базе 1:С), реализована в виде сетевого решения.

Супермаркеты и гипермаркеты

Магазины с огромной площадью, большим ассортиментом, главным офисом , и имеющие более одного склада.

Актуальные пункты автоматизации:

В таких больших торговых местах обрабатывается очень большой поток информации.

Для этого необходим жесткий контроль над движением товара и серьезная система аналитики.

Для супермаркета и гипермаркета необходима бесперебойная и качественная автоматизация, способная работать с огромным количеством товаров, с разноплановыми системами скидок и программами лояльности, вести взаиморасчеты с множеством контрагентов, выдавать подробные отчеты о движении товара и продажах, подробно анализировать всю работу предприятия в комплексе.

Оборудование и требования для автоматизации:

Двойной или одинарный кассовый бокс с посадкой фронт-фейс и транспортером очень мощная POS-системас полнофункциональной кассовой программой «фронт офис»,  многоплоскостной сканер штрих-кода (этот вид сканеров очень точно и быстро сканирует штрих-код, независимо от того, как расположен товар по отношению к поверхности устройства), обычно параллельно дублируется ручным лазерным сканером рабочее место главного кассира оснащено универсальным детектором, счетчиком-сортировщиком банкнот и монет, все места обычных кассиров оснащены инфракрасными детекторами валют. Устройства должны быть приспособлены справляться с большим объемом обрабатываемой наличности. Оборудование этикетирования для самостоятельного обслуживание покупателей, весовое оборудование. Терминалы сбора данных, которые поддерживают обмен данными в онлайн режиме.

Сеть магазинов

Несколько магазинов, которые размещены в различных районах города или разных городах, обладающие унифицированным ассортиментом, имеющие централизованный закуп товаров, единую политику управления, учет и логистику.

Актуальные пункты автоматизации:

Возможность централизованно управлять данными из разных магазинов; осуществлять общие программы лояльности; управлять товародвижением; движением денежных средств ценообразованием и ассортиментом как отдельного магазина,так и всей сети; обладать единой базой покупателей; контролировать взаимоотношения с контрагентами.

Оборудование и требования для автоматизации:

выбор торгового оборудования в зависимости от размера магазина (см. выше);

ПО на уровне бэк офис, которое поддерживает многоуровневые сетевые решения.

Магазины имеющие свое производство

Продуктовый магазин со средней или крупной площадью, имеющий собственный цех производства: кафе, пекарня и т.п.

Актуальные пункты автоматизации:

При наличии собственного производственного цеха необходимо, чтобы программное обеспечение составляло калькуляцию и себестоимость блюд, технологические карты; вела учет по обработке ингредиентов и разделки сырья на полуфабрикаты; формировала нужные дополнительные отчеты (например, на списание товаров, блюд).

Оборудование и требования для автоматизации магазина с производством:

в производственном цехе, устанавливают оборудование для взвешивания, маркировки и упаковки (в зависимости от задач).

Установка оборудования в зависимости от формата магазина.

Непродуктовая розница

Магазины хозяйственных товаров, косметики, обуви, одежды, спортивных и детских товаров и т.д.

Актуальные пункты автоматизации:

Автоматизация таких магазинов включает в себя управление оптовыми и розничными продажами, внедрение систем лояльности, организация работы с контрагентами и поставщиками, управление ценообразованием и товарооборотом, управление складом, получение аналитической отчетности.

Оборудование и требования для автоматизации:

используется торговое оборудование для non-food сферы; рабочее место товароведа оборудовано ПК или ноутбуком с установленной товароучетной программой; рабочее место кассира оборудовано POS-системой с ручным сканером штрих кода и детектором валют (универсальным, автоматическим или инфракрасным); на складе используется терминал сбора данных и принтер штрих-кода; устанавливается комплексное оборудование видео наблюдения.

Мы привели пример основных вариантов автоматизации розничной и оптовой торговли. Но обычно все проекты адаптируются под конкретные задачи, которые диктует формат магазина.