Правила производственного учета в ресторане

Подорванный учет товародвижения, хаос и невозможность найти концов, плавающая и неуправляемая себестоимость, необъяснимые и не радующие результаты инвентаризации, воровство и беспредел во всем производственном процессе- это все может стать результатом невнимания руководства ресторана к производственному учету. И ключевая причина во всем этом – отсутствие понимания у директора взаимосвязи прибыли с системами программ учета. Чтобы избежать подобного кризиса, важно не только заниматься производственным учетом осмысленно, но и придерживаться в этом ключевой парадигмы – все, что фактически происходит на предприятии, должно отражаться в программе производственного учета. Именно это даст вам возможность видеть в цифровом выражении реальную картину работы заведения. А вот если начнете результат "за уши притягивать", или рисовать одно, а по факту другое, в этом случае вы никогда не будете понимать, что происходит, а значит не сможете навести порядок. Стремитесь отразить все как есть. Лучше реальная горькая правда, чем сладкая  ложь.

Складской учет

Как организовать в учетной системе контрольные точки  в теме товародвижения?

Важно совместно с бухгалтером-калькулятором определиться, куда приходуется товар, поступивший от поставщиков, какими процедурами он перемещается и в какие учетные подразделения. Есть главные учетные склады. Их обычно три: главный склад продуктов, главный склад алкоголя, главный склад инвентаря и малоценного имущества. Сюда приходуется товар, поступивший от поставщиков. Есть внутрипроизводственные склады. Они выделяются по принципу необходимости, перемещения, точек контроля, т.к. сколько этих складов, столько и сличительных ведомостей по итогам месяца можно сформировать и отработать. Товар на внутрипроизводственные склады поступает с главных складов методом внутреннего перемещения. Для внутреннего перемещения необходима организованная система заявок между подразделениями и складом и система внутренней передачи-приемки товара. Самое неразумное – это не уделять внимания построению системы складов в ППУ. Проблем из-за этого может быть много, например, в этом случае может оказаться, что у вас появились «склады-фантомы», на которые материально ответственное лицо накануне инвентаризации «сбрасывает» несанкционированным перемещением то, что хочет скрыть. В другом случае, менее криминальном, вы просто не сможете видеть результаты инвентаризации по всем подразделениям, которые вам интересны, а будете получать суммовую сличительную ведомость и не сможете ответить, на каком из подразделений производства формируются ошибки процессов.

Перемещение между складами

Это внутренний документооборот заведения. Важно организовать правила реального, физического движения товара, а также, подкрепить это первичными документами (накладными на внутреннее перемещение) с подписями ответственного, передавшего товар и лица, принявшего его. В случае отсутствия крепких систем перемещения вы никогда не поймете, кто «хромает» – склад или кухня. Как часто бывает – сличительная ведомость склада не содержит никаких расхождений, чего не скажешь о кухне. 

Вскрытие складов

Закрытые на замок складские помещения стоят на страже безопасности вашего товара и материальных ценностей. Стоит помнить, что в зоны хранения нельзя входить в любое время и тысячу раз за день, да еще и без материально ответственного лица.

Правила работы со справочниками

Важный процесс, влияющий на прозрачность учета и его управляемость, либо способствующий отсутствию порядка. Управленцам важно отсутствие суммарных позиций в номенклатурах (например, вино, рыба, овощи). Наличие суммарности в наименовании возможно только в случае обоснованности и действительного смысла. Руководителю производства важно видеть реальную, а не суммарную картинку. Более того, важно проверять, насколько верно выбран тип наименования продуктов, так как ошибки в названии могут приводить к ошибкам в приходовании товара. Именовать товар важно, используя его ключевые параметры, например, название марки производителя или показатель качественной характеристики. Выбор должен быть обусловлен конкретными обстоятельствами. Только четкое безошибочное наименование товара позволит не только избежать ошибки прихода, а также внутреннего перемещения, но и при анализе результатов инвентаризации позволит видеть и понимать, с каким конкретно товаром персонал ошибается. А это значит, что можно изменить ситуацию.

Производственный учет не сложен и является помощником в работе руководителя в том случае, если управленец участвовал в постановке структуры и его правил , а также систематически ведет работу с данными.