Инвентаризация. Что это?

Инвентаризация — это проверка наличия имущества предприятия и состояния его финансовых обязательств на конкретную дату путём сравнения фактических собранных данных с данными бух. учёта.

Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. 

Не  все компании понимают важность проведения инвентаризации, превращая ее в формальность, но, только в ходе этой процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, оценить действительность отраженной в учете задолженности, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет,  и, самое главное,минимизировать налоговые риски.

В состав имущества входят основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

К финансовым обязательствам относятся кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.

Виды инвентаризации

Инвентаризация по охвату имущества делится на:

• полную;
• частичную.

По основаниям проведения на:

• плановую;
• внеплановую (внезапную).

Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно: 

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
•  других случаях, предусмотренных законодательством.

Основные средства проверять необходимо раз в три года, однако руководитель компании имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них.

Что необходимо проверить при инвентаризации?

Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

• нематериальные активы;
• основные средства;
• финансовые вложения;
• товарно-материальные ценности;
• незавершенное производство и расходы будущих периодов;
• денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
• расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
• резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
• активы и обязательства  компании.

Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

Процедура проведения инвентаризации

Cостоит она из нескольких этапов.

Первый этап – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

• подготовку приказа о проведении инвентаризации;
• формирование инвентаризационной комиссии;
• определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
• получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.

Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление  и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности . Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.

Как облегчить инвентаризацию 

Процесс проведения инвентаризации может быть долгим и трудоемким, особенно для организаций с большим количеством товаров, поэтому автоматизиация этого процесса сможет сэкономить фирме много времени, а значит и денег. Чтобы автоматизировать подсчет основных средств компании, либо провести сверку остатков на складе, есть проверенные решения, позволяющие в разы сократить временные затраты и количество участвующего в процессе персонала. Например, комплект из терминала сбора данных , который умеет сканировать штрихкоды на товарах, собирать базу данных по товарам и отправлять полученное с помощью специальных программ для таких устройств непосредственно в Вашу в учетную систему, к примеру в 1С. Для того,чтобы подобным методом осуществить подсчет основных средств,  либо ввести внутренние штрихкоды товара, необходимо иметь принтер этикеток, который сможет распечатать присвоенный в учетной системе штрихкод каждой позиции на самоклеящуюся этикетку.  Принтеры этикеток с термотрансферным методом печати наиболее подходят для инвентаризационных нужд, так как наносят изображение устойчивое к истиранию.